Lorsque la communication d’entreprise a lieu, elle est soit verbale, soit écrite. En outre, la communication a lieu soit en personne/en face à face, soit à distance. Aucun de ces modes de communication n’est meilleur ou pire pour votre entreprise et tout dépend du contexte.
La communication écrite est idéale pour conserver une trace écrite des décisions et des actions prises, ainsi que pour mettre en place des stratégies et des plans. Les interactions verbales permettent la génération instantanée d’idées et un flux de pensées plus ouvert.
Certaines entreprises n’ont qu’un seul bureau. D’autres ont des bureaux dans différents fuseaux horaires. D’autres encore sont entièrement distantes et n’ont pas de site. Voici les méthodes de communication d’entreprise applicables à certains ou à tous les scénarios ci-dessus :
Communication basée sur le Web
Il s’agit des canaux de communication courants tels que les e-mails et les applications de messagerie instantanée (comme Slack, Hangouts ou même Nextiva Chat).
Les avantages des courriels et des messages résident dans la possibilité de mener des conversations privées dans un environnement de bureau animé, ainsi que de partager un message avec de nombreuses personnes – de quelques-unes à des centaines – en même temps. De plus, le tampon dateur peut être un bon moyen pour communiquer en entreprise.
Les réunions par téléphone
Le téléphone a supprimé l’obstacle de l’emplacement pour l’organisation de réunions productives et rapides. Il permet un meilleur échange d’idées grâce à la communication non verbale (ton de la voix) par rapport à la communication écrite. Les systèmes téléphoniques en nuage peuvent accélérer l’intégration et la collaboration globale au sein de l’équipe.
La vidéoconférence
Les excellents systèmes de vidéoconférence permettent aux personnes situées dans des endroits éloignés d’organiser des réunions qui se rapprochent le plus possible des réunions en personne. Ils font passer les réunions téléphoniques à la vitesse supérieure.
Réunions en personne
Les réunions en personne peuvent aider une entreprise à faire avancer les idées rapidement. Des études montrent que les réunions en personne génèrent plus d’idées que les réunions virtuelles.
Cependant, il est essentiel d’avoir un ordre du jour solide comme le roc pour que les réunions soient efficaces. 46 % des employés quittent rarement ou jamais une réunion en sachant ce qu’ils sont censés faire ensuite.
Rapports et documents officiels
La documentation des activités qui ont un impact sur d’autres personnes et départements est un élément crucial d’un système de communication d’entreprise bien huilé.
La possibilité de se référer à un document écrit à tout moment réduit les risques de confusion ou de désaccord et apporte une clarté supplémentaire à la communication.
Présentations
Les réunions avec des groupes plus importants se déroulent souvent sous forme de présentations appuyées par des rapports et des diaporamas PowerPoint.
Elles sont idéales pour partager de nouvelles idées d’une manière qui laisse la place aux questions et aux clarifications.
Tableaux de discussion et FAQ
Il s’agit d’un espace interne où les employés peuvent se référer aux questions fréquemment posées sur divers sujets du département et en poser de nouvelles qui les rendront plus productifs et plus à jour sur un sujet.
Sondages
Les enquêtes internes et auprès des clients sont un moyen idéal de recueillir des commentaires et des évaluations sur des sujets importants. Les enquêtes facilitent un cycle sain d’améliorations basées sur le retour d’information et ouvrent un canal de communication entre tous les niveaux de l’organisation.
